Información disponible y al día
Para Juan Pablo, uno de los primeros cambios fue tener la información de los afiliados al día y en un solo lugar.
Caso real · Asobares Antioquia × Kamella
Caso Asobares Antioquia: centralización y automatización operativa
Cómo Asobares Antioquia empezó a ordenar su operación junto a Kamella. No se trataba de digitalizar el desorden: primero había que entender cómo trabajaba de verdad el equipo.
El punto de partida
La situación inicial
Con un equipo pequeño, buena parte de los procesos eran manuales. Las bases de datos estaban repartidas en archivos de Excel y la información no estaba al día.
La oportunidad
Construir una operación más organizada y visible, preparada para dar continuidad a los procesos.
La decisión
Organizar primero. Tecnología después.
“Yo resumiría eso: un proceso muy paquidérmico, muy segregado, la información distinta en muchas bases de datos.”
¿Te suena familiar alguna de estas preguntas?
¿Quién está próximo a renovar?
¿Cuándo fue la última vez que hablamos con este afiliado?
¿Dónde están los datos actualizados de este establecimiento?
¿Qué pasa si la persona que maneja eso no está?
¿Quién quedó encargado del seguimiento?
¿Qué establecimientos tienen procesos pendientes?
La misión de un capítulo es generar valor para sus afiliados, no administrar hojas de cálculo.
Primero, entender cómo opera el capítulo
Antes de proponer cualquier herramienta, Kamella dejó por escrito cómo funcionaba Asobares: sus trámites, la facturación y la forma de comunicarse con los afiliados. Esa fue la base para todo lo demás.
“Kamella se tomó el tiempo y el trabajo de conocer nuestra organización en su interior, para saber cómo funcionábamos, cómo operábamos, cuáles eran nuestros dolores y nuestras necesidades antes de traer la solución.”
- 01
Organiza
Entendimos cómo opera el capítulo y ordenamos su información y sus procesos.
- 02
Conecta
Reunimos afiliados, canales y equipo en un solo lugar.
- 03
Eleva
Configuramos automatizaciones de seguimiento y herramientas para consultar indicadores de la operación.
Lo que implementamos
Hoy ya funcionan dentro de la operación de Asobares.
Información de afiliados
- Base centralizada de afiliados.
- Ficha individual de cada establecimiento.
- Estado de afiliación visible para el equipo.
Comunicación y seguimiento
- Registro de las comunicaciones en la ficha de cada afiliado.
- Recordatorios y automatizaciones para las tareas que se repiten.
Procesos del capítulo
- Seguimiento de renovaciones.
- Gestión de nuevas afiliaciones.
- Convive la Noche.
- Salud.
- Bomberos.
No instalamos un CRM genérico: organizamos los procesos reales del capítulo.
La tecnología se adapta a Asobares, y no al revés.
Video
Transformación operativa con automatización en datos
Un acompañamiento humano en la operación
En este proyecto, Asobares cuenta con el Satélite Operativo Kamella: una persona que acompaña la ejecución y el seguimiento de las tareas del día a día y trabaja con las indicaciones del propio capítulo. Según Juan Pablo, en unos quince días ya conocía cómo funcionaba Asobares y estaba haciendo sus primeras tareas. Cada semana, el equipo y el Satélite revisan lo hecho y planifican lo siguiente.
“La inteligencia artificial no puede caminar sola, sin el apoyo o la guía de una persona.”
El Satélite Operativo es un servicio de acompañamiento humano que se acuerda en cada proyecto según las necesidades de la empresa.
Lo que ha cambiado, según Juan Pablo
Comunicaciones programadas
Antes se comunicaban casi solo por un grupo de WhatsApp. Ahora pueden planificar comunicaciones dirigidas a los contactos de sus afiliados, como invitaciones a cursos, eventos y reuniones. Juan Pablo dice que ese fue el momento en que sintió que la herramienta le estaba resolviendo problemas reales.
Procesos mejor organizados
El equipo administrativo tiene la información más a mano y ve más orden en sus procesos.
Menos carga operativa
Juan Pablo nota menos carga en su tiempo y en el del equipo, y ahora puede dedicar más tiempo a lo estratégico.
Más bases para planificar y decidir
Pueden ver cada mes cuántos afiliados tienen y quién debe pagar o renovar, y llevar indicadores como establecimientos renovados y no renovados a la mesa de decisiones.
“Si estuviéramos operando de la misma manera que operábamos hace dos y tres años, hoy la operación estaría completamente colapsada.”
Estas son apreciaciones de Juan Pablo, no mediciones. El proceso sigue en marcha.
Lo que hemos aprendido hasta ahora
1
La tecnología no organiza procesos desordenados
Primero hay que entender y organizar. Después, automatizar.
2
Centralizar cambia la forma de operar
La información deja de depender de dónde está guardada o de quién la conoce.
3
Una casa ordenada permite pensar en crecer
Cuando el desorden deja de ocuparlo todo, aparecen nuevas posibilidades para el capítulo.
4
Cada organización es distinta
La solución se adapta a cada capítulo; no se copia y pega.
“Yo esperaba que la herramienta, en principio, simplemente me iba a ordenar la casa, y hoy ya estoy pensando que a través de ella puedo hacer cosas que hace quizás dos años, o un año y medio, ni siquiera consideraba.”
Juan Pablo Valenzuela
Presidente · Asobares Capítulo Antioquia
El primer paso no es comprar tecnología. Es entender cómo está operando hoy tu organización.
En una primera conversación conocemos cómo funciona tu organización, cuáles son sus principales desafíos y cómo Kamella podría ayudarte a organizar, centralizar y automatizar sus procesos.